EPUB-Informationen

Bezeichnung:

501

Stand/Datum des Downloads:

11.03.2023

Sicherung der Kirchenbücher

vom 4. Dezember 2015

(ABl. 2016, S. 305)

1 Die Deutsche Bischofskonferenz hat die Empfehlung ausgesprochen, ältere Kirchenbücher im Diözesanarchiv zu zentralisieren. 2 Im Erzbistum Freiburg soll diese Zentralisierung in den kommenden Jahren durchgeführt werden. 3 Hierdurch werden die Pfarreien von der Verantwortung für die konservatorisch richtige und angemessene Verwahrung der Bücher entlastet, deren Erhalt immer mehr gefährdet ist.

Sicherung und Nutzung von Kirchenbüchern

1 Kirchenbücher sind als Amtsbücher und wegen ihrer intensiven Nutzung ein besonders wichtiger, aber auch rechtlich sensibler Teil kirchlichen Schriftgutes. 2 Für ihre Verwahrung und Nutzung ist – wie für alle anderen kirchlichen Archivalien – die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO)“ vom 6. Februar (1. März) 2014 einschlägig (vgl. Protokoll Nr. 26). 3 Darüber hinaus hat der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz am 20. Januar 1992 empfohlen, die abgeschlossenen Kirchenbücher nach Möglichkeit in den Diözesanarchiven zu verwahren und zu verwalten. 4 Die Eigentumsverhältnisse werden davon nicht berührt (vgl. Protokoll Nr. 4). 5 Angesichts der wachsenden Zahl von Anträgen auf Einsichtnahme auch in jüngere Kirchenbücher sind folgende Präzisierungen bzw. Klarstellungen der bestehenden Regelungen notwendig.

Aufbewahrung von Kirchenbüchern

1 Archivreife Kirchenbücher sollen der Empfehlung der Deutschen Bischofskonferenz entsprechend möglichst an das Diözesanarchiv abgegeben werden. 2 Archivreif sind Kirchenbücher, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. 3 Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufbüchern spätestens 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall.

Nutzung durch Dritte

1 Die Nutzung von Kirchenbüchern ist an die geltenden Schutzfristen gebunden (KAO § 9). 2 Die Schutzfristen beziehen sich jahrgangsweise auf die Eintragungen. 3 Sie betragen

- bei Taufbüchern 120 Jahre,

- bei Trauungsbüchern 100 Jahre,

- bei Sterbebüchern 40 Jahre.

4 Demnach ist die Vorlage ganzer Kirchenbuch-Bände nicht vor Ablauf der Schutzfrist für den jüngsten Eintrag möglich. 5 Ist die Schutzfrist noch nicht abgelaufen, kommen für bereits archivreife Bände folgende andere Möglichkeiten der Nutzung in Betracht:

a.)

Vorlage des Originalbandes unter Abbindung der noch der Schutzfrist unterliegenden Teile,

b.)

Vorlage von Reproduktionen nur der nicht mehr der Schutzfrist unterliegenden Teile,

c.)

Erteilung von schriftlichen Auskünften, soweit nicht archiv- oder datenschutzrechtliche Bestimmungen entgegenstehen.

6 Da Sterbebücher auch nach Ablauf dieser Schutzfrist noch schützenswerte Angaben über Dritte enthalten können, soll bei Bänden, deren Schlussdatum weniger als 100 Jahre zurückliegt, die Benutzung nicht durch Vorlage des kompletten Bandes, sondern durch schriftliche Auskunft auf Anfrage erfolgen.

7 Bei nicht archivreifen Bänden handelt es sich um Registraturgut, bei dem die Nutzung auf die durch die „Anordnung über den kirchlichen Datenschutz“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 23. Juni 2003 (KDO §§ 3, 10, 13), in der Fassung vom 20. November 2014, vorgesehenen Fälle beschränkt ist (z. B. bei Einwilligung des Betroffenen und Erforderlichkeit für die Durchführung wissenschaftlicher Forschung).

8 Bei der Bearbeitung von Anträgen Dritter auf Nutzung von in den Pfarreien aufbewahrten Kirchenbüchern sollte das Diözesanarchiv unabhängig vom Ort der Nutzung in jedem Fall beteiligt werden. 9 Soweit im Diözesanarchiv Filme bzw. Kopien der Kirchenbücher vorliegen, ist deren Nutzung der Nutzung der Kirchenbücher in der Pfarrei vorzuziehen.